رابین شارما:زمان چونان ماسه ای از دست می لغزد وتمام می شود ودیگر باز نمی گردد کسانی که از زمان استفاده عاقلانه می کنند از زندگی سرشار وغنی پاداش می گیرند.

همه ی ما در شبانه روز بیست وچهار ساعت زمان داریم پس چگونه عده ای می شوند موفق ترین های دنیا با بیشترین دستاورد وعده ای هم می شوند معمولی ترین افراد بدون دستاوردی خاص ؟

پاسخ این سؤال کلید اصل مدیرت زمان است .

اگر بخواهید زمانتان را به بهترین دوست وهمراه خود تبدیل کنید وبهره وری خود را به حداکثر برسانید این مقاله به شما کمک خواهد کرد.

هدف های بلند مدت تعیین کنید

موفق ترین افراد کسانی هستند که افق دید وسیع تری دارند. آینده به شدت مجهول است وبا سرعت ورشد تکنولوژی پیش بینی ناپذیر بودن دنیا شدت بیشتری گرفته است .در گذشته افراد اهداف بیست سال آینده خود را مشخص می کردند ولی این روزگار با تغییرات سریع ووسیعی که دارد به جای هدف بیست ساله بهتراست آرزوی بیست ساله تعریف کنیم وهدف هایمان را تا سه سال آینده تعیین نماییم وبرایش برنامه ریزی کنیم .چراکه آمار رسمی اعلام کرده اند چهل وهفت درصد مشاغل در دهه ی آینده از بین خواهند رفت.

فردی  را تصور کنید که آژانس داشته است  و برای خود تعیین کرده بود که تا ده سال بعد سه شعبه اضافه وتا بیست سال بعد امپراطوری آژانس های مسافربری شهری را در شهر خود راه اندازی نماید .

همین شخص به یکباره با چالشی به نام اسنپ ،تپسی روبه رو شده است  طبق برنامه اش او فقط دو شعبه را راه اندازی کرده وحالا با وجود دسترسی تعداد بیشتری از افراد به اینترنت وهزینه های پایین این دو اپلیکیشن تمام اهداف خود را بر باد رفته می یابد .

او اکنون آرزوی خود را بر باد رفته می یابد اما کافی است کمی هدف خود را تغییر دهد تا به آرزوی خود برسد به جای راه اندازی شعب دیگر او می تواند تکنولوژی را به خدمت خود در آورد .

برای مدیریت بهتر زمان نیاز است که هدف بلند مدت داشته باشید .

ودر راستای رسیدن به آن اهداف از بیست وچهار ساعت شبانه روز خود به بهترین شکل ممکن استفاده نمایید .

اگر هدفی در بلند مدت نداشته باشم دائماً تعلل می کنم و به جای استفاده بهینه از زمانم روزها را با تنبلی واهمال کاری سپری می نمایم.

سال 2020 با حضورکرونا در جهان شکل زندگی اغلب افراد تغییرات چشم گیری کرد .مردم سرعت تغییرات را با تمام وجود تجربه کردند .به یکباره اینترنت ،فضای مجازی وآموزش مجازی ارزش وجایگاه خود را دربین اغلب افراد با سرعتی غیر قابل تصور باز کرد .

حضور مردم در جامعه کم شد و حضور در فضاهای مجازی به شدت فزونی یافت.

حال اگر من هدف سه ساله ای برای راه اندازی آرایشگاه در محله ی خود داشتم اکنون باید برنامه ریزی ام کمی تغییر یابد بدون اینکه هدف خود را تغییر دهم .به جای یادگیری در آرایشگاه از فضای مجازی آموزش های خود را پیگیری می کنم.

من سال اول به آموزش مهارت های آرایشگری خود می پردازم وهمزمان با مهارت آرایشگری مهارت کار با فضای آنلاین را نیز یاد می گیرم به جای بازاریابی محلی از بازاریابی در فضای مجازی بهره می برم و چون می دانم برای سه سال بعد از زندگی چه می خواهم با تمام قوا شروع به فعالیت می کنم .

با یک فهرست شروع کنید

زمانی که اهداف خود را مشخص کردید بلافاصله هر آنچه شما رابه آن اهداف نزدیک می سازد را نیز یادداشت کنید .

فهرستی از اقدامات لازم جهت رسیدن به هدف خود را مشخص کنید. این فهرست به شما کمک می کند تا مشخص کنید با انجام چه کارهایی به هدفتان می رسید. هر چه قدر می توانید فهرست پربار تری تهیه  نمایید برای تکمیل فهرست به سراغ حرفه ای های موضوع بروید .

ببینید آنها برای رسیدن به آن هدف چه مراحلی را طی کرده اند از آنها الگو بگیرید.

مثلاً برای راه اندازی رستوران به رستوران های معروف بروید ببیند چه چیزهایی نیاز است از اینترنت وسرچ گوگل کمک بگیرید .یا برای افتتاح آرایشگاه شما چه مهارت ها و چه امکاناتی نیاز دارید.اگر بخواهید مهد کودکی افتتاح نمایید به چه چیزهایی نیاز دارید.

گام به گام مراحل را برای خود مشخص سازید.

بخش بندی فهرست به کوتاه مدت ،میان مدت وبلند مدت

حالا کارهایی که باید صورت بگیرد را به سه بازه ی زمانی بخش بندی کنید

کوتاه مدت :منظور کارهایی است که هر روز،هر هفته ،هر ماه باید صورت گیرد تا ما را به هدف نهایی نزدیک سازد.

میان مدت :کاری که برای شش ماه بعد وسال آینده برنامه ریزی می کنید میان مدت محسوب می گردد .

بلند مدت :کاری است که شما برای دو یا سه سال آینده از اکنون در لیست خود وارد کرده اید .

روش الفبا

وقتی کارها را فهرست بندی کردید حالا باید اولویت کارها را مشخص کنید یعنی مهم ترین کارها را ابتدا انجام دهید بعد کارهایی با اولویت کم تر را در مراحل بعدی به انجام برسانید.

وقتی لیست کارهای روزانه تان را می نویسید آن کارها شما رابه سمت هدف بلند مدتتان هدایت می کنند حتماً مشخص کنید  اولین کاری که باید انجام دهید مهم ترین کارتان باشد آن را  با “الف “مشخص کنید. کار با اولویت کم تر” ب “کاربعدی “ج “وهمین طور الی آخر بهتراست کارهای روزانه تان بین سه تا هفت کار باشد .

جداکردن کارهای مهم از کارهای ضروری

کارهای ما چهار دسته می شوند مهم وضروری که نیاز به اقدام فوری دارند کارهای مهم وغیر فوری که اثرات بلند مدت دارند کارهای غیر مهم وفوری وکارهای غیر مهم وغیر فوری .

برای مطالعه بیشتر ماتریس آیزنهاور در اختیار شماست.

انسان های موفق چون می دانند کارهای فوری واضطراری به کرات در طی روز پیش می آید؛ آنها از ابتدای روز خود نهایت  استفاده  را می برند از این رو اغلب سحر خیزتر از سایرین هستند وبه قول برایان تریسی در (کتاب قورباغه ات را قورت بده) ابتدا مهم ترین کارهای خود را بدون وجود هیچ مزاحتمی انجام می دهند تا اگر کارهای اضطراری پیش آمد کار مهم روزشان راانجام داده باشند .

قانون حذف

در مدیریت زمان همواره این اصل را درنظر بگیرید که وقتی کاری را انجام می دهید بدین معناست که کار دیگری را کنار می گذارید.

اگر شما خودتان را ملزم کنید که تا کار با اولویت( الف )را انجام نداده اید ،اجازه ندارید کار با اولویت( ب )را انجام دهید و تا کار (ب )را انجام نداده اید اجازه انجام کار (ج) را ندارید.

چون شما از شب قبل به اهمیت کارهایتان حسابی فکر کرده اید واز قبل می دانید مهم ترین کاری که باید انجام دهید چیست به صورت نا خود آگاه از قانون حذف در زندگی تان پیروی می کنید  وکارهایی با ارزش کم خود به خود حذف می شوند .+

خود من چون هدف بلند مدتم مشخص است می دانم که هرهفته بارگذاری دو مقاله در سایتم جز وظایفم است .واز قبل روزهایی که باید مقاله را تایپ کنم مشخص کرده ام وحتی روزهایی که باید مقاله ام را ادیت کنم هم از قبل مشخص شده است .

پس وقتی به روز مورد نظر می رسم تایپ مقاله اولویت الف من است تا زمانی که مقاله ام را تایپ نکرده باشم اجازه ی انجام کارهای دیگر راندارم

پس طبیعتاً به سراغ دیدن تلویزیون یا شبکه های اجتماعی نخواهم رفت. اما اگر هدف بلند مدتی نداشته باشم شاید اولین کاری که با بیدار شدن انجام خواهم داد در دست گرفتن گوشی وچرخ زدن در شبکه های مجازی باشد.این چنین من مشغول کارهایی می شوم که در بلند مدت هیچ ارزشی برای من ایجاد نمی کند.

ادامه مطلب در حداکثر بهره وری با مدیرت زمان 2 نگارش شده است.